Jak uzyskać licencję GITD? Moje uwagi z postępowania

Uzyskanie licencji na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie osób to procedura, która w teorii jest jasno opisana, ale w praktyce potrafi zaskoczyć. Poniżej dzielę się doświadczeniami z prowadzonej sprawy – od złożenia wniosku, aż po uzyskanie licencji dla obsługiwanej przeze mnie prostej spółki akcyjnej.

Gdzie szukać informacji – i dlaczego to nie zawsze wystarcza

Podstawowe informacje dotyczące procedury znajdują się na stronie GITD. W praktyce jednak część istotnych wskazówek można uzyskać dopiero bezpośrednio od pracowników urzędu.

W mojej sprawie, na stronie wskazywano, że dokumenty należy składać elektronicznie. Poprosiłam Klienta o wypełnienie i podpisanie formularzy, zeskanowałam je, załączyłam pełnomocnictwo, całość podpisałam podpisem elektronicznym poprzez profil zaufany i zgodnie z instrukcją na stronie GITD – złożyłam wniosek przez biznes.gov.pl. Po upływie około 2 tygodni, ze względu na brak jakiejkolwiek odpowiedzi, po dodzwonieniu się do właściwej komórki w GITD ustaliłam, że:

• skrzynka, przez którą złożyłam dokumenty, w praktyce nie była obsługiwana,
• konieczne było ponowne złożenie dokumentów w formie papierowej (wysłałam kurierem), klasycznie obitych za zgodność z oryginałem i podpisanych przez pełnomocnika, na adres GITD w Warszawie (Al. Jerozolimskie 94, 00-807 Warszawa).

Obecnie pojawił się komunikat, że opcja składania wniosku przez biznes.gov.pl jest niedostępna, a wskazywany jest adres do e-Doręczeń (AE:PL-59352-99182-RUECW-23). Powstaje jednak praktyczne pytanie, czy ta forma jest już faktycznie obsługiwana? Z mojego doświadczenia wynika, że przed złożeniem wniosku warto to potwierdzić telefonicznie.

Wymóg finansowy – niby prosty, a w praktyce problematyczny

Jednym z kluczowych elementów postępowania jest wykazanie zdolności finansowej na poziomie co najmniej 5000 zł. Ustawodawca pozostawia tu pewną elastyczność – można posłużyć się sprawozdaniem finansowym, wyciągiem z rachunku bankowego, dokumentami dot. papierów wartościowych, gwarancji bankowych, informacją o aktywach czy nawet dokumentami dotyczącymi nieruchomości. W praktyce jednak to właśnie ten element sprawił najwięcej trudności.

W sprawie mojego Klienta zdecydowaliśmy się na wykazanie środków na rachunku prostej spółki akcyjnej, poprzez dokumenty bankowe. Wydawałoby się, że standardowe zaświadczenie z banku powinno być wystarczające. Organ miał jednak inne oczekiwania – poproszono dodatkowo o wykazanie, że przedsiębiorca rzeczywiście „dysponuje” tymi środkami, a nie tylko posiada je na rachunku.

Ostatecznie konieczne było przedstawienie regulaminu rachunku bankowego oraz wskazanie konkretnych zapisów Regulaminu rachunku bankowego, potwierdzających możliwość swobodnego korzystania ze środków. To drobny, ale bardzo praktyczny detal, który może zadecydować o tempie całego postępowania.

Na plus należy zaliczyć fakt, że dzięki uprzejmości urzędników dokumentację uzupełniłam mailowo – bez konieczności ponownego wysyłania całego wniosku w formie papierowej.

Sam wniosek – formalnie prosty, ale wymagający uważności

Procedura formalnie nie jest skomplikowana. Wniosek (druk LPO) składa się wraz z oświadczeniem o niekaralności, a do niego dołącza się dokumenty potwierdzające sytuację finansową oraz dowód uiszczenia opłaty. Dokumenty muszą być spójne i kompletne, w przeciwnym razie postępowanie się wydłuża. Opłata za licencję zależy od okresu jej obowiązywania: 2–15 lat: 400 zł, 15–30 lat: 450 zł, 30–50 lat: 500 zł.

Z praktyki wynika również, że nawet drobne kwestie techniczne – jak prawidłowy opis przelewu (z numerem NIP i wskazaniem rodzaju opłaty – licencji na pośrednictwo przy przewozie osób) czy właściwe podpisanie dokumentów przez pełnomocnika – mają znaczenie i są weryfikowane przez organ.

Kilka słów o pełnomocnictwie

W sprawach tego typu przedsiębiorcy często działają przez pełnomocników. Warto pamiętać o standardowej opłacie skarbowej (17 zł), a także uwzględnić w treści pełnomocnictwa występowanie przed organami administracji publicznej, w tym do postępowania o uzyskanie licencji. To kolejny drobiazg, który potrafi spowolnić procedurę, jeśli zostanie pominięty. Obecnie składając dokumenty poprzez e-Doręczenia, należy opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem elektronicznym poprzez profil zaufany. Zwracam uwagę, że oświadczenie o niekaralności, załączane do wniosku – nie jest to zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego ale formularz który wypełnia i podpisuje sam przedsiębiorca, udostępniany przez GITD, jako załącznik do wniosku.

Podsumowanie – praktyka urzędu ma znaczenie

Mimo początkowych trudności związanych z systemem składania wniosku, cała procedura zakończyła się sprawnie. Ostatecznie licencję dla Klienta uzyskałam w około miesiąc.

Co istotne – wbrew obawom, które często mają przedsiębiorcy – kontakt z urzędem był dobry. Co prawda infolinia GITD mocno testuje cierpliwość – aby dotrwać do połączenia z odpowiednią komórką odpowiedzialną za licencje w transporcie drogowym, ale pracownicy GITD okazali się pomocni, uprzejmi i otwarci na wyjaśnianie wątpliwości. To zdecydowanie ułatwia prowadzenie sprawy.

Efekt końcowy był taki, jakiego oczekiwał Klient – licencja została szybko wydana, a działalność spółki mogła ruszyć bez dalszych przeszkód.

Wniosek praktyczny

Procedura uzyskania licencji nie jest skomplikowana, ale wymaga uważności i – co najważniejsze – uwzględnienia realnej praktyki urzędu, a nie tylko informacji publikowanych na stronach internetowych.

Jeżeli planują Państwo uzyskanie takiej licencji i chcą przejść przez procedurę sprawnie – zapraszam do kontaktu.